Ce reprezinta captura automata de date din formulare?
Captura automata de date reprezinta un mod mai rapid, mai ieftin, mai exact si mai eficient de procesare a formularelor - totul se face automat astfel incat se evita intarzierile temporale si cheltuielile aferente procesului manual de captura de date.
Solutia noastra software extrage automat informatiile din documente precum facturi, formulare, cupoane, etc. si le transfera in sistemele computerizate, pentru ca informatiile sa poata fi apoi supuse procesarii.
Utilizand o tehnologie numita recunoasterea optica a caracterelor (OCR), produsul software citeste informatiile din formulare si facturi indiferent de formatul original al documentelor (fax, email, web, paper etc.). O data ce informatiile au fost extrase din documente, acestea pot fi interpretate, verificate si transferate in orice sistem de operare. Managementul documentelor prin programe de captura automata a datelor din formulare reprezinta cheia manevrarii eficiente a documentelor.
Cine are nevoie de captura automata de date?
Captura automata de date este destinata tuturor companiilor care lucreaza cu documente. Aceste formulare pot reprezenta : corespondenta, facturi, formulare informative si in general orice document prezentat fizic pe support de hartie.
Procesul de captura de date include cativa pasi:
Proiectarea sau re-proiectarea formularelor Completarea formularelor Scanarea
Proces OCR automat Validarea datelor de catre operatori Exportul datelor intr-o baza de date usor de accesat, iar maginile in arhiva electronica
Beneficii/Avantaje
- Reduce costurile si timpul de procesare manuala a formularelor cu pana la 90%, iar timpul total de procesare cu pana la 50%.
- Creste productivitatea prin eliminarea introducerii manuale a datelor.
- Ofera posibilitatea dispunerii de date in timp real.
- Imbunatateste eficienta proceselor de afaceri.
- Acuratete maxima in recunoasterea caracterelor (OCR/ICR/OMR/BCR).
- Disponibilitate crescuta atat a formularelor cat si a datelor continute in formulare.
- Scalabilitate ridicata in integrarea cu aplicatiile si bazele de date deja existente pentru a-si extinde functionalitatea si performanta.
- Flexibilitate exceptionala - captura de date atat din formulare si documente electronice cat si din cele tipizate.
Livrarea Rezultatelor
Modulul de Export poate genera fisiere XML, imagini, date ASCII din câmpuri, indecsi full text, HTML şi multe alte formate de fişiere. Datele (imaginile electronice ale documentelor şi metadatele / campurile index asociate) se pot exporta ODBC în orice baza de date relaţională (Oracle, MS SQL, IBM DB2, Sybase, Informix, etc.) sau către orice sistem consacrat de managementul documentelor / informaţiilor.
Arhivare electronica
Ce reprezinta arhivarea electronica?
Arhivarea electronica constituie procedeul de stocare securizata a procesului de conversie in format digital. Despre ce este vorba:
V-aţi dori bibliorafturile cu acte mai degrabă desfiinţate? Aţi prefera să găsiţi un material imediat, decât să pierdeţi minute preţioase pentru căutarea lui? Biroul fără hârtii fac posibil acest lucru dacă faceţi de la început o planificare înţeleaptă. Cum vă puteţi orienta, în mod profesionist, spre o arhivare electronică adecvată şi astfel să evitaţi greşelile, aflaţi la acest capitol.
Acest serviciu are urmatoarele etape: Analizarea arhivei fizice a clientului
numarul total de documente
dimensiunile/formatele per volum
gradul de uzura per volum/formate
separarea pe departamente
legatura ce urmeaza a fi facuta intre arhiva fizica si cea electronica Scanarea documentelor (de la documente de dimensiunea unei carti de credit pana la documente de dimensiune A0+) Identificarea tipurilor de documente si indexarea acestora in functie de campurile stabilite anterior Transpunerea tuturor informatiilor intr-o baza de date Exportul tuturor informatiilor pe serverul de arhivare al clientului
Beneficii/Avantaje Spaţiu necesar mai mic
Va reduce necesarul de spaţiu cu cel puţin 90%. Prelucrare mai rapidă :
Vă puteţi găsi şi prelucra documentele în câteva secunde; prin aceasta reduceţi:
- timpul pentru luarea deciziilor
- timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte
- timpul de până acum, necesar pentru căutarea hârtiilor. Costuri de personal mai mici
Costurile de personal pentru căutare, accesare şi administrare pot fi de asemenea micşorate. Acces mai rapid la informaţii
În sfera informaţiilor dvs. nu mai există frânturi din punct de vedere al locului unde ele se găsesc – deci, nu mai trebuie să vă gândiţi dacă o informaţie pe care o căutaţi se găseşte pe suport de hârtie sau pe calculator. Informaţiile sunt accesibile în acelaşi timp
1. A scăpa de copierea şi transportul fizic al actelor.
2. Orice informaţie este pentru orice colaborator (angajat) autorizat al firmei dvs. accesibilă. Aşadar, documentele pot fi prelucrate, în paralel, de diferiţi colaboratori (angajaţi)
3. Documentele stau la dispoziţia tuturor utilizatorilor autorizaţi fără limitare de timp – indiferent de ’’orele de deschidere (accesare)’’.
Uşor de întocmit: dublitele (exemplar dublu, în dublu exemplar)Pot fi înlocuite uşor dublite pentru depozitare externă de siguranţă sau pentru utilizare externă - de exemplu pe şantiere.
Suporturile optice de date nu sunt sensibile
Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea aerului sau variaţile de temperatură şi, potrivit producătorilor, dovedesc o durabilitate de câţiva zeci de ani.
Stocare arhive si back-up
Ce inseamna stocarea datelor?
Tehnologia ofera utilizatorilor posibilitatea de a crea si implementa propriile data center-e bazate pe multiple solutii de stocare in functie de aplicatiile utilizate. Exista situatii pentru care intr-un data center trebuie utilizate sistemele de stocare in retea: accesarea de catre toti utilizatorii autorizati, backup si restaurarea datelor, precum si redobandirea datelor in cazul distrugerii complete.
Odata cu amploarea Internetului, explozia de date a fost inevitabila si astfel importanta sistemelor de stocare a crescut, precum si posibilitatea de a mentine datele online sau de a putea fi recuperate in urma unor evenimente neplacute.
In data center-ele moderne consolidarea sistemelor de stocare este obligatorie. Astfel, se vor utiliza eficient resursele prin posibilitatea de accesare de catre toti utilizatorii autorizati, a multiplelor sisteme de stocare aflate in diferite locatii. De asemenea, sistemele de stocare aflate in diferite locatii pot fi cu usurinta centralizate, putand fi accesate simplu si rapid.
Backup-ul datelor si siguranta datelor stocate sunt obligatorii, astfel fiind posibila restaurarea lor in cazul distrugerii totale sau partiale din diverse motive. Sistemele de stocare trebuie protejate impotriva pierderii datelor sau distrugerii partiale sau totale. Foarte multe organizatii nu-si pun problema pierderilor de date si informatii pana ce nu sunt confruntate cu astfel de cazuri. Indiferent de natura informatiilor utilizate, pierderea sau distrugerea lor pot fi fatale pentru companie. Backup-ul datelor asigura minimizarea acestor costuri prin asigurarea unei disponibilitati maxime a aplicatiilor, bazelor de date, surselor de informatii.
NOU! Cele mai noi produse IT s-au mutat acum pe 
